Distribuir uma política e acompanhar a leitura

Distribua uma revisão publicada às pessoas elegíveis e acompanhe a confirmação pedida. Precisa de permissão documental para a operação. A gestão de audiências de colaboradores e das tomadas de conhecimento do Portal exige administração da organização.

Preparar a audiência

1. Confirme a política e a revisão publicada. Um rascunho não se torna elegível apenas por existir uma audiência.
2. Na administração do Portal, abra Colaboradores → Audiências de políticas. Use Gerir audiência para rever as pessoas e associações aplicáveis.
3. Considere todas as vias de pertença: associação manual e grupos sincronizados podem coexistir. Remover uma via não remove necessariamente outra via válida.
4. Confirme o impacto antes de guardar uma associação de grupo. A audiência Todos os ativos não exige grupos adicionais para incluir os colaboradores ativos elegíveis.

Exemplo fictício: a política de dispositivos da Oficina Horizonte pode ser destinada aos colaboradores ativos. Não use uma lista ampla sem confirmar que a classificação permite esse acesso.

Distribuir e acompanhar

No documento publicado, consulte Resumo da distribuição. Este resumo diz respeito à versão publicada atual e aos totais dessa revisão, mesmo que esteja a consultar outra revisão ou página no histórico abaixo.

O que o resumo apresenta	Próximo passo
Audiência com acesso, mas sem pedido de confirmação	Solicitar tomada de conhecimento abre a distribuição para rever e confirmar o pedido
Confirmações pendentes	Acompanhar abre os detalhes sem voltar a pedir a mesma confirmação
Novas pessoas com acesso fora do pedido	Rever destinatários permite rever a inclusão explícita; o total anterior não aumenta sozinho
Destinatários previstos sem acesso atual	Rever acesso dos destinatários conserva o histórico e permite verificar a elegibilidade
Todos os destinatários previstos confirmaram, sem novos destinatários ou alterações de acesso	Ver distribuição permite consultar os detalhes

Zero destinatários, uma consulta em curso ou um erro não são apresentados como distribuição concluída. Se não for possível confirmar o resumo, use Tentar novamente; Atualizar resumo faz uma nova consulta. Uma versão publicada nova não herda as confirmações da anterior. Revisão periódica e atualidade de evidências são informações separadas, não prova de leitura ou conformidade.

Abra Distribuição e tomada de conhecimento pelo respetivo cabeçalho, tal como Documento e responsabilidade, ou pela operação do resumo. Abrir a secção apenas apresenta os detalhes; não atribui audiências nem regista confirmações. Reveja a revisão e escolha a operação correspondente:

Destinatários	Operação e verificação
Membros do espaço de trabalho	Confira Destinatários do workspace e use Atualizar destinatários do workspace
Colaboradores do Portal	Em Distribuição no Policy Portal, localize a audiência e use Atribuir audiência. Confira a justificação e o impacto e escolha Guardar e confirmar

Registe o motivo pedido e confirme o resultado na revisão distribuída. Se a audiência ainda não existir ou tiver pessoas incorretas, prepare-a em Colaboradores → Audiências de políticas antes de distribuir.

Para pedir confirmação aos colaboradores, use Solicitar tomada de conhecimento, preencha Justificação, confira o total esperado e assinale a declaração de inclusão de destinatários antes de Confirmar. Esta operação fixa as pessoas esperadas nessa revisão; não concede acesso nem envia comunicações.

Se entrarem pessoas elegíveis depois, use Incluir novos destinatários e reveja a confirmação. Elas não são acrescentadas silenciosamente ao total esperado anterior.

Destinatários do workspace e a audiência dos colaboradores são seleções diferentes; não assuma que uma cobre a outra. Consulte depois os resultados de distribuição e as tomadas de conhecimento da revisão correta.

Interpretar o resultado

Confira Destinatários, Concluídas e Pendentes da revisão certa. Em Ver detalhes de cobertura, pessoas entretanto inativas ou sem acesso continuam no total esperado; removê-las do acesso não apaga uma confirmação pendente do histórico.

A tabela mostra até cinco pessoas por página. Use Anterior e Seguinte para consultar as restantes; Ver apenas pendentes mantém esse limite. Os totais referem-se à revisão completa, não apenas às pessoas da página visível.

Uma distribuição preparada ou registada não é prova de leitura de cada pessoa. Abrir ou transferir um ficheiro não regista automaticamente a tomada de conhecimento. O colaborador deve confirmar no Portal quando essa confirmação for solicitada.

Se uma pessoa não visualizar a política, verifique identidade ativa, audiência, publicação, revisão e classificação antes de reenviar convites. Uma revisão nova pode exigir novo acompanhamento; o histórico anterior conserva o significado original.

Veja acesso dos colaboradores, usar o Portal e problemas no Portal.