Gerir funções e acessos da organização

Uma função de acesso determina o que um membro pode fazer nas áreas da organização. Use o mínimo necessário para o trabalho real, sem confundir o acesso com um cargo estatutário ou uma designação de aprovador.

Preparar a alteração

Precisa de acesso de administrador da organização. Abra Administração → Utilizadores e acessos e a gestão de Utilizadores do workspace. Confirme a organização antes de convidar ou alterar alguém. A disponibilidade de áreas e referenciais continua sujeita à configuração da organização.

Pessoas mostra primeiro os acessos atuais. A secção Convites fica abaixo e separa Pendentes de Histórico, onde se encontram convites aceites ou expirados. Não use a aceitação de um convite como prova de acesso atualmente ativo.

Criar ou rever uma função

1. Em Funções de acesso, escolha Criar função, duplique uma função ou abra Gerir função.
2. Preencha nome e descrição. Pode começar por uma função vazia ou por um modelo; o modelo não atribui pessoas automaticamente.
3. Em Permissões, selecione áreas e operações, distinguindo Consultar, Criar, Editar, Arquivar, Rever, Aprovar, Publicar e Exportar. Nem todas se aplicam a todas as áreas.
4. Em Impacto e confirmação, reveja as atribuições, indique o Motivo da alteração e confirme o impacto.
5. Use Guardar função. Depois, atribua a função pretendida ao membro no fluxo de gestão de acessos.

Exemplo fictício: uma função de acompanhamento de fornecedores pode permitir consulta e edição nessa área sem conceder administração de utilizadores ou publicação documental.

Para um novo membro, use Convidar utilizador, indique o email e a Função de acesso, reveja a atribuição e escolha Enviar convite. A pessoa precisa de aceitar e concluir as verificações pedidas; não crie nem partilhe credenciais por ela. Para uma pessoa existente, use Gerir acesso e confirme o motivo e impacto da alteração.

Resultado e limites

A lista de membros distingue o acesso nesta organização, Email verificado ou por verificar e MFA configurado ou por configurar. Um estado de email indisponível não significa que esteja por verificar. Nos convites pendentes são mostrados apenas os dados do próprio convite, sem consultar estados globais da conta.

Cada pessoa usa uma função de acesso na organização. Ao atribuir uma função personalizada, é essa função que define as operações permitidas; não se somam permissões de uma função anterior. A função de administrador mantém as regras próprias de proteção da administração.

A alteração passa a ser considerada nas operações seguintes. Peça à pessoa que volte a consultar a área e confirme a operação necessária. Classificação, revisão, independência, destinatários, direitos e acesso ao referencial podem limitar um objeto. Exportar é distinto de consultar. Atribuir um responsável a uma ação não lhe concede acesso a ela.

Em Gerir acesso, Acesso ativo nesta organização permite rever a atividade da associação sem apagar autoria e histórico. A aplicação protege o próprio administrador e a continuidade da administração; não contorne uma recusa alterando outra identidade.

Retomar com segurança

Em Convites, escolha Pendentes ou Histórico, pesquise pelo email e use Atualizar convites. Cada vista mostra até 25 resultados da pesquisa; o filtro é aplicado antes desse limite, para não esconder um pendente mais antigo atrás de convites históricos. Abra Detalhes do convite para consultar o prazo, a data de aceitação e o estado do envio. Aceite pelo serviço de email não confirma a entrega ao destinatário. Envio sem registo significa que falta esse recibo; não conclua que o email chegou ou falhou.

Se o convite estiver pendente, expirado ou com Envio falhou, escolha Reenviar convite, indique o Motivo do reenvio e confirme o destinatário e a função nesta organização. A nova ligação substitui a anterior. Um Convite aceite não pode ser reenviado e deve ser acompanhado através de Gerir acesso, porque aceitar o convite não confirma que o acesso continua ativo. Se a função deixou de estar disponível, use Convidar utilizador para escolher uma função atual.

Se houver conflito de versão, carregue a função atual e reveja novamente; não reaplique uma matriz antiga sem confirmar o impacto. Antes de desativar uma função com associações ativas, reatribua essas pessoas. Se uma operação não aparecer, confirme os acessos com outro administrador autorizado.

Consulte identidades e permissões e resultados em falta.